Comment décider comment décider? trame d’animation de réunion

Merci à Rebecca Sutherns de m’avoir permis de traduire son article! La version originale se trouve ici

bordel2

source : @olivierbas1

Cette trame d’animation de réunion est à utiliser dans le cas où

  • un groupe a une décision à prendre (ne pas utiliser cette technique quand on en est encore à la recherche d’idées ; privilégier un brainstorming)
  • le groupe a identifié plusieurs options possibles et s’apprête à choisir.

La première tentation serait de choisir une option, de prendre une décision, là maintenant tout de suite. Mais auparavant, il est possible de faire la démarche de proposer cet exercice, où l’on établit préalablement et collectivement une grille de critères.

1. Demander au groupe : « Avant que nous ne choisissions quelle option nous allons suivre, parlons de ce qui rend cette option vraiment intéressante. Qu’est-ce qui doit caractériser cette option pour que vous la considériez comme bonne?« . A cette étape, vous encouragez les participants à porter une attention plus grande à la petite voix dans leur tête qui réagit chaque fois que quelqu’un émet une suggestion. La petit voix qui dit « Hein? mais pourquoi faire ça? » ou bien « Hé, c’est une bonne idée! ». Vous les invitez à réfléchir à ce qui se cache derrière toutes ces réactions intérieures.

Exemples : pour que cette idée soit une bonne idée, elle doit être

  • réaliste
  • stimulante
  • peu coûteuse
  • en phase avec le reste du projet
  • cohérente avec notre identité / marque
  • quelque chose que pour lequel nous avons une expertise…

etc

Souvent, le simple fait de faire ce premier exercice provoque une discussion fructueuse sur les mérites relatifs des différents filtres décisionnels, leurs contradictions possibles, les diverses façons de les interpréter, etc

2. Au-delà de 5 critères proposés, prévoir un moment supplémentaire, pour définir les critères jugés prioritaires par le groupe. Par exemple, écrire les critères au tableau et demander à chaque participant d’en choisir 2 principaux en cochant

decide1

3. Afficher un tableau au mur comportant : les options / les critères d’appréciation choisis

decide2

4. Proposer aux participants d’évaluer les options en fonction de chaque critère, en cochant dans chaque critère l’option qui semble le plus favorable à ce critère

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> l’option qui a le plus de coches gagne

OU BIEN

Dire aux participants qu’ils ont 10 points à répartir pour chaque critère

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> l’option qui a le plus grand nombre de points gagne

OU BIEN

> avant de commencer la notation, demander au groupe si un critère devrait peser davantage que les autres (pondération). Par exemple, le critère « peu coûteux » peut être vu comme 2 fois plus important, « stimulant » peut être vu comme 50% plus important que les autres critères. Appliquer la pondération au moment de calculer les scores.

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> égalité entre deux options? vous pouvez demander aux participants comment ils souhaitent arbitrer entre ces deux options, en répétant une autre des approches ci-dessus, en nuançant ce qui a été dit.

5. Dernière étape : ré-évaluer le résultat final avec son instinct / ses convictions profondes. J’ai eu une fois un groupe qui a dit : « en utilisant ces critères, c’est vrai que les options A et B devraient l’emporter. Mais nous avons été trop prudents. Ce ne seront pas les options qui nous permettront de créer le plus d’impact ». Nous avons donc ajouté deux nouveaux critères (« courage » et « impact »), et évalué les options à nouveau.

De cette façon, au lieu de débattre des mérites de ces options en utilisant des barèmes ou échelles de valeur implicites et différentes d’une personne à l’autre, les membres du groupe font ainsi leur évaluation sur la base d’un système à la fois explicite et partagé. L’attention des participants dans le débat est portée d’abord sur les critères, ce qui permet de faire surgir les différences d’appréciation de façon plus constructive que si l’on se précipite pour prendre une décision trop tôt.

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