Vers une « médiathèque participative » : Retour d’expérience de la Médiathèque Anjela Duval à Plougastel-Daoulas (29)

Afin de répondre aux nouveaux besoins et usages du public et pour mieux s’adapter aux conditions de fonctionnement d’une bibliothèque moderne, l’équipe de la Médiathèque Anjela Duval a mené un projet d’évolution dans l’optique d’adapter ses pratiques professionnelles.

pommier et patio 2

Le contexte

  • Plougastel-Daoulas : une vaste presqu’île à la fois urbaine et rurale, de près de 14 000 habitants
  • La commune fait partie de la communauté urbaine depuis 1974
  • La médiathèque n’est pas intégrée au réseau des médiathèques publiques
  • Le bâtiment a été conçu en 1998, inauguré en 2002
  • L’équipe compte 8 professionnels (soit 6,45 ETP)
  • 28 heures d’ouverture hebdomadaire (25 heures avant le projet d’évolution)
  • 3 500 emprunteurs actifs, soit 25,6% de la population

Le constat de départ : jusqu’ici une organisation traditionnelle, avec une séparation étanche des sections, une organisation hiérarchisée, et des pratiques professionnelles centrées sur les collections et leur mise en valeur.

Le projet de service : les grandes lignes

L’automatisation du prêt

  • Libérer de la banque de prêt le professionnel qui peut se consacrer à d’autres aspects du métier : notamment dégager du temps pour la réflexion, l’action, l’évaluation.
  • Améliorer la qualité de service (confidentialité, autonomie, responsabilité,…).

La réorganisation de l’espace accueil

  • Repenser l’accueil : organisation, emplacements dédiés aux automates de prêt, au bureau d’accueil, circulation des flux.
  • Ce qui entraine un réaménagement d’une partie des espaces, notamment en repensant l’accueil dans sa globalité.

L’adaptation des fiches de poste

  • Dans l’idée que : les professionnels sont avant tout les animateurs du lieu
  • Création de secteurs pour réfléchir de façon transversale. Au nombre de 4, ils sont pris en charge par les 4 agents de catégorie B et supportés par le secteur  Organisation avec la responsable qui fait figure de soutien :
    • Le secteur « Accueil » se charge de réfléchir aux conditions d’accueil : les postures des agents, les outils pratiques,…
    • Le secteur « Collections et médiation » a en charge de coordonner la politique documentaire. Il réfléchit aux différents aspects de la médiation dans et hors les murs.
    • Le secteur « Action culturelle et communication » participe à l’élaboration et la coordination du programme d’action culturelle en lien avec l’équipe, et développe le plan de communication.
    • Le secteur « Multimédia et développement numérique » coordonne la réflexion sur l’évolution des supports et les pratiques innovantes.

L’externalisation de l’équipement des documents

  • Gagner du temps pour d’autres missions.
  • Réduire le retard qui freine la mise en circulation des documents.
  • Éviter de coupler le travail d’équipement et la présence au public.

A partir de ces 4 points compris dans le projet de service au départ, l’équipe de la médiathèque a profité de ce cadre pour aller plus loin, avec notamment :

  • Un enrichissement des collections : création d’un fonds de jeux vidéo et d’un fonds de séries télé, abonnement à de nouvelles ressources numériques à destination de la Jeunesse,…
  • Et essentiellement : un questionnement sur les pratiques, services, horaires…

La mise en œuvre (2016-2017)


Le point d’entrée : des visites d’autres structures
(octobre 2016)

Six médiathèques ont été visitées :

  • 2 projets de construction: Guipavas, Le Relecq-Kerhuon
  • 4 projets d’automatisation avec réaménagement: Brest (quartier Saint-Marc), Landerneau, Quimperlé, Auray (avec le responsable du service informatique et l’élue à la Culture)
  • Avec comme outil, une grille d’observation définie en équipe.
  • Au moins 4 agents pour chaque visite, puis une restitution à l’équipe pour partager l’analyse.
  • A la fin de la période de visites : une synthèse en présence des responsables, essentiellement à partir de photos, avec une première identification d’éléments dont s’inspirer / à éviter.

La réflexion en équipe (novembre 2016-printemps 2017)

L’équipe s’est organisée en groupes de travail pour mener une réflexion sur les différents aspects du projet d’évolution. Chaque agent a pu s’inscrire dans les groupes qui l’intéressaient, pour un rythme moyen de 2 réunions hebdomadaires. Une restitution de chaque groupe a été partagée régulièrement avec l’équipe.

Réaménagement de la zone Accueil

  • Emplacement des automates, des chariots de retour, des bureaux d’accueil,…
  • Création d’un espace de convivialité (critères : boissons « comme à la maison », mobilier confortable, zone de bruit potentielle)…

Réaménagement plus global

  • Réorganisation des espaces de travail interne
  • Nombreux déplacement de meubles pour une meilleure circulation, une aération du regard. Ex : l’espace informatique (EPN).
  • Renouvellement d’une partie du mobilier pour créer des espaces de détente ou remplacer du mobilier peu adapté. Ex : le mobilier des DVD.
  • Création d’un espace « jeux de société et jeux vidéo ». Les jeux de société sont passés en accès direct, toujours pour un usage sur place.
  • Renouvellement du matériel d’écoute de musique sur place.
  • Plusieurs « expérimentations ». Ex : intégration des DVD documentaires dans le fonds documentaire.

« Fonctionnement interne »

Objectif : un gain en efficacité.

  • Interrogation des pratiques. L’occasion aussi d’une harmonisation des pratiques. Ex : que fait-on en cas de contestation d’un document non restitué ? ou quand le portique antivol sonne ? comment gère-t-on l’affichage dans la médiathèque ?
  • Développement de la polyvalence et de la transversalité. Formation entre collègues et formalisation de procédures. Ex : gestion de l’espace informatique (EPN), gestion des inscriptions,…

« Fonctionnement externe » (= toutes les « règles » qui concernent l’usager)

Objectif : un gain en souplesse pour 1) limiter les blocages aux automates 2) donner une meilleure image de la médiathèque, notamment dans un contexte d’introduction de « machines ».

  • Durée de prêt, nombre de documents/de réservations, accès aux collections en fonction de l’âge,…
  • Gestion des retards
  • Mise en place d’un prêt de de secours en cas d’oubli de carte
  • Révision et simplification des tarifs (notamment la gratuité pour les moins de 25 ans y compris hors commune)

Mise en place des automates
Tests, paramétrage, formulation des messages,…

Communication
– Groupe de travail composé de 2 agents de l’équipe et de 2 agents du service Communicationmediatheque_tampon_nelle_version
– Définition du plan de communication
– Création d’un tampon (logo) et d’un nom pour le projet : « médiathèque nouvelle version ».


Évolution des horaires
(réflexion en équipe au complet)
Augmentation de 3 heures d’ouverture, avec surtout un redéploiement des horaires d’ouverture, afin de répondre aux demandes des usagers d’une ouverture plus tardive et d’un accès le jeudi matin (jour du marché).

Le Biblioremix (mars 2017)

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Principes du Biblioremix

  • Une journée pour esquisser et proposer une vision de la médiathèque idéale.
  • Animé par un professionnel, Benoit Vallauri : « Une journée où l’on joue sérieusement »
  • Concrètement : le samedi 18 mars de 9h à 18h (en ouverture au public pour montrer la réflexion en cours), avec 25 contributeurs sélectionnés en amont, dont 2 professionnels de l’équipe.
    Ainsi que : 1 professionnel en appui sur l’organisation, et 1 professionnel « médiateur » avec le public.
  • Une journée en 2 temps, très rythmée. Le matin : phase d’idéation, de brainstorming. L’après-midi : un travail en groupes sur le prototypage des projets.La préparation du Biblioremix
  • Le choix des contributeurs a été travaillé en équipe (« consignes » : des bibliothécaires d’ici et d’ailleurs / des usagers et non usagers / des participants avec un profil créatif). Très bonne réception auprès des personnes sollicitées.
  • La préparation des questions, pour la deuxième phase d’idéation en début de journée. Ce sont des questions spécifiques à Plougastel, que l’on souhaite poser aux habitants (ex : comment la médiathèque pourrait-elle être un lieu d’échanges entre citoyens ?).
  • La récolte d’idées en amont, pendant 10 jours précédant le Biblioremix.
    Un flyer a été adressé à tous les habitants via le bulletin municipal, pour donner deux informations :
    1) attention, samedi ça va bouger ! (sous-entendu : « si ça vous plait, passez jeter un œil, mais si l’agitation vous inquiète, organisez-vous pour venir à un autre moment »)
    2) on attend vos idées : avec un emplacement pour écrire une idée, un avis…L’équipe a reporté au fur et à mesure les idées sur des post-it accrochés sur un grand mur à l’entrée de la médiathèque, sur lequel il était aussi possible d’ajouter directement une idée (ou publier son idée sur un mur virtuel, via Framemo.org).

BIBLIOREMIX_flyer


Une synthèse du travail des cinq groupes

  • Le premier groupe a conçu un temps de rencontres culturelles, baptisé « Nuit blanche chez Anjela ». Atypique, cet évènement annuel propose un autre rapport à la médiathèque en invitant le public à passer une nuit (blanche) dans ses locaux. Basé sur la liberté d’entrée et de sortie à tout moment, il est fait de nombreuses animations proposées entre 19h19 et 7h07 : contes en pyjama, atelier d’écriture, speed booking, initiation à la lecture à voix haute, relaxation, lectures dans le noir, musique, conférence d’un scientifique, discussions philosophiques, calligraphie, atelier BD, reportage photo, …
  • Le second groupe a placé l’Art au cœur de son projet, en imaginant la médiathèque comme lieu de diffusion, d’accès et de formation à la création artistique. Cela débute par la création d’un réseau d’artistes prêts à participer au projet, qui amène le développement de la présence artistique à la médiathèque, en favorisant la rencontre et la formation du public, à travers des moments d’échanges et de découverte, des ateliers de création artistique, des « Masterclass »,…
  • Le troisième groupe a repensé l’organisation du patio pour en faire un lieu accueillant et convivial, dont les habitants s’emparent, et qui accueille des œuvres d’artistes en exposition. On y trouve d’abord un jardin partagé (de fleurs), ouvert à tous. Le nouveau patio intègre par ailleurs un mur végétal ainsi qu’un petit jardin exotique, ainsi qu’un autre fait de rocaille. Un auvent et une estrade amovible ont été pensés comme une extension de la médiathèque pour accueillir notamment des animations. Enfin, un coin détente invite le visiteur à passer un moment au patio, grâce à un mobilier confortable.
  • Le quatrième groupe a imaginé une médiathèque confortable et agréable à vivre. Le réaménagement du lieu intègre d’abord un café, ouvert sur le patio. Une salle de sieste a également été imaginée, en mezzanine de la salle d’animation. Composée d’une tente, de coussins, de plaids, et d’un faible éclairage, elle est accessible à certaines heures en fonction de la programmation. Enfin, la « lecture confort » trouve sa place dans la médiathèque, au moyen de poufs et fauteuils isolés, accompagnés de petites lampes.
  • Le dernier groupe a imaginé une médiathèque proche des citoyens, qui permet aux habitants de participer à la vie du lieu. Dans ce sens, le « collectif de la médiathèque » joue un rôle consultatif sur la politique d’acquisition et d’animation, ou bien sur l’aménagement. Par ailleurs, les « ambassadeurs de la médiathèque » constituent des relais d’information auprès de la population. Les habitants ont également la possibilité de s’emparer de l’animation du lieu, grâce à une « zone libre » qui leur est réservée. Enfin, l’entrée de la médiathèque est dédiée à la vie de la médiathèque, avec un mur à idées, des données sur l’activité ou le budget, des comptes-rendus d’évènements participatifs,…

Le travail de ce groupe a beaucoup inspiré l’équipe pour la suite : il est apparu comme étant un bon point de départ pour notamment mettre en œuvre les autres projets du Biblioremix.

Un bilan du Biblioremix

 

  • Côté contributeurs

– Appréhension de départ pour certains
– Satisfaction, fierté devant les résultats
– « bonne ambiance », « belles rencontres »,  « bienveillance »
– Diversité, richesse, de ce groupe intergénérationnel aux horizons différents
– Volonté d’être informé des suites données à cette journée
– Plusieurs contributeurs prêts à s’investir dans la durée
– Le sentiment de se sentir chez soi : appropriation du lieu

  • Côté professionnels

– Un moment fort
– Une période riche de bouillonnements
– Accepter d’être bousculés
– Conscience de l’importance de ne pas laisser retomber la dynamique
– Une certaine pression : être à la hauteur maintenant
– Engagement à garder le lien avec les contributeurs

Plus de 200 idées ont été partagées, entre la collecte en amont et le jour même du Biblioremix. Elles ont été répertoriées dans un tableau, affiché à la médiathèque pendant 1 mois, et communiqué aux élus.

Cette journée a conforté l’envie de travailler avec le public, pour poursuivre cette dynamique. Le jour-même, un appel a été lancé au groupe pour participer à la constitution d’un fonds jeux vidéo. Une contributrice s’est engagée aussitôt, rejointe plus tard par deux autres « gamers » qui se sont investis sur ce nouveau fonds. La première action participative !

« Le chantier »

  • Fermeture de la médiathèque durant 6 semaines (prêt illimité), à partir de début juin. Le choix des dates s’est porté sur une période « plus calme » afin d’atténuer l’impact et permettre une réouverture « en test » (automates, nouvelle organisation).
  • Sur cette période : réaménagement, installation des automates, formation, travaux d’électricité, remplacement du sol sur une zone,… Et surtout, équipement des 50 000 documents !
  • Plusieurs animations ont été maintenues pendant la fermeture.
  • Un suivi du chantier par un photographe amateur (Patrice Motte).
  • A la réouverture, une fréquentation importante malgré une période calme et peu de « publicité ».
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Photos : Patrice Motte

La formation des agents

  • Une formation dans les locaux de la médiathèque pour l’ensemble de l’équipe, en 2 temps : le 27 juin, avant installation des automates de prêt, et le 9 novembre, après la réorganisation.
  • Une formation sur mesure conduite par Laetitia Jenn, portant sur l’«installation d’automates de prêt : nouvelle posture d’accueil et appropriation des espaces ».
  • Objectifs : Réfléchir à la notion d’accueil dans toutes ses dimensions, mais aussi à la manière d’accompagner les publics dans l’appropriation des automates, ainsi qu’à la manière de communiquer.
  • C’est un moment que l’équipe a pris pour s’interroger sur ses pratiques, prendre du recul, mais aussi s’ouvrir sur d’autres projet à moyen terme, notamment une réflexion sur le réaménagement des horaires de travail des agents.

Un point sur la communication

  • Dès le mois de janvier,  un logo a été créé pour pouvoir communiquer sur le chantier de la médiathèque nouvelle version. Des articles ont été publiés dans la revue des agents et la revue destinée aux habitants (publiée 3 fois par an), notamment pour parler du Biblioremix, de la fermeture, des évolutions à venir,… Avec une venuaffiche_nouvelle_versione régulière de la presse.
  • Dès le plan de communication initial, il a été prévu de communiquer à la réouverture, mais surtout à la rentrée, avec une information très large sur les nouveaux horaires, conditions de prêt, tarifs, services, collections,…
  • Conséquence : une très forte affluence ! En septembre : une hausse de 35% des inscriptions par rapport à septembre 2016, avec une hausse de 32% de nouveaux abonnements. A noter : il est plus difficile d’évaluer la fréquentation car le système a changé (portique RFID), mais la « fréquentation ressentie » est en hausse.

La mise en place d’une dynamique participative

Les suites du BiblioRemix

  • Avec l’accord des contributeurs, une liste de diffusion a été créée pour les tenir  informés de l’avancée des projets.
  • Deux réunions leur ont été proposées :
    1) Fin mai : présentation du projet de service en avant-première, dans l’idée de leur donner la primeur pour les remercier, mais surtout de réussir à les convaincre de l’utilité du projet d’évolution dans son ensemble (y compris l’introduction d’automates), afin de faire d’eux des « ambassadeurs ».
    2) Fin septembre : « et maintenant, que fait-on ? ». Avec une douzaine de contributeurs du Biblioremix, la décision a été prise d’expérimenter la mise en place d’un rendez-vous hebdomadaire, entièrement réservé aux citoyens, le samedi après-midi (baptisé plus tard « les Blablas d’Anjela »).
  • Septembre : organisation d’une crémaillère de la « médiathèque nouvelle version », à laquelle sont invitées toutes les personnes ayant contribué de près ou de loin au projet, afin de les remercier : remixeurs, agents municipaux, entreprises, collègues d’autres médiathèques,…
  • Novembre : proposition d’une soirée festive pour le vernissage de l’exposition « Le chantier », ouverte à tous. Avec notamment une visite guidée par deux comédiens, sur un ton décalé.

En parallèle

  • Été 2017 : Jérôme Guermeur a démarré son projet de « start up citoyenne », La Boîte à idées : un site web pour recenser les propositions des citoyens afin de dynamiser la vie de la commune.
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  • Un partenariat avec La Boîte à Idées a pris forme à partir d’octobre. Jérôme Guermeur s’est alors attelé au développement d’une plateforme dédiée à la médiathèque au sein de la Boite à Idées, qui comprend notamment un espace pour les « BlaBlas d’Anjela »  afin de permettre aux citoyens de proposer des idées de rencontres, les organiser, et les animer.
  • Afin d’apporter une aide aux professionnels dans leur réflexion sur la mise en place des « Blablas d’Anjela », une stagiaire a rejoint l’équipe pour un mois (Anaëlle Le Baill).

Les Blablas d’Anjela

  • Le samedi de 15h00 à 17h00 : un créneau réservé aux habitants pour proposer une rencontre avec le public.logo_blablas_anjela
  • Une charte a été rédigée pour définir et encadrer le fonctionnement des « Blablas d’Anjela ». Afin de favoriser l’aspect coopératif, un « Blabla » ne peut pas être porté par une seule personne : il doit mobiliser au moins deux citoyens. Pour un citoyen, il y a trois façons de participer à l’organisation d’un « Blabla », en sachant qu’une même personne ne peut pas assurer les trois rôles :

– en tant qu’idéateur (c’est la personne qui apporte l’idée, au départ)
– en tant qu’organisateur (c’est la personne qui se charge de la mise en place de la rencontre)
– en tant qu’animateur (c’est la personne qui se charge de la présentation de la rencontre auprès du public, le jour du « Blabla »).


En dehors des « Blablas« 

  • Des idées peuvent être apportées par les habitants, sur la plateforme de la Boite à idées, ou bien sur place (une « réplique » physique est en cours de réflexion).
  • Par ailleurs, la médiathèque peut être amenée à lancer un appel à participation, sur des projets bien identifiés.  C’est le cas de plusieurs actions culturelles, pour lesquelles des petits groupes se sont constitués pour imaginer le contenu du programme.


Concrètement…

  • Janvier 2018: réalisation du projet « Nuit Blanche chez Anjela » (imaginé lors du Biblioremix) pour la Nuit de la lecture
  • Février 2018 : participation au projet « Peindre ! » (sur proposition de Cinéphare) autour du Street art : projections de films, rencontre avec des graffeurs, ateliers pratiques, café lecture,…
  • Mars 2018: lancement des « Blablas d’Anjela »
  • En cours: une participation citoyenne pour concevoir plusieurs rendez-vous à venir : « Place aux jeux », l’anniversaire d’Harry Potter, une soirée sur la BD et le cinéma…

Pour les « réunions ouvertes », l’équipe s’est réapproprié la méthode Biblioremix en accéléré (sur 1h30).
Dans les différents groupes, une petite partie des contributeurs avait participé au Biblioremix.

Aujourd’hui

  • La dynamique participative est lancée… Il s’agit cependant d’un positionnement tout nouveau pour les agents et pour les usagers, qui devrait prendre du temps à s’installer.
  • En interne, de nouvelles méthodes de travail ont été adoptées. Des groupes de travail se sont mis en place et des réflexions sont en cours sur différents sujets, toujours dans l’idée d’analyser ses pratiques professionnelles pour une amélioration des services et une meilleure efficacité.

 

Vous souhaitez contacter l’équipe ? mediatheque[@]mairie-plougastel.fr

 

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